Il Project Manager è una figura trasversale, che può trovarsi a svolgere le proprie funzioni in contesti estremamente vari, interpretando sempre gli obiettivi reali del progetto dal suo inizio sino alla fine, assicurandosi che la visione del committente sia realizzata secondo le attese e nei tempi stabiliti.
"E' divertente riuscire a fare ciò che sembrava impossibile"
Walt Disney
SKILLS
Gestione del progetto, pianificazione, coordinamento e monitoraggio dell’andamento
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Coordinamento delle varie fasi di lavoro di una pluralità di risorse che possiedono le necessarie competenze tecniche per il raggiungimento dell’obiettivo, organizzando il lavoro del team al fine di far procedere il lavoro più speditamente possibile, contenendo i costi
Gestione della rete di relazioni all’interno del team e con la Committenza
Conclusione del progetto stesso, raggiungendo gli obiettivi prefissati e ponendosi come punto di contatto tra l’organizzazione che finanzia il progetto e tutte le parti coinvolte nella sua realizzazione
Rispetto delle scadenze e dei budget, mantenendo la qualità del progetto più elevata possibile
IL MIO PROJECT FRAMEWORK
Lavoro in Team: per realizzare il progetto, il Project Manager necessita anzitutto di risorse umane. Deve quindi costruire un team di persone con competenze adeguate e funzionali al progetto, selezionandole tra i lavoratori dell’azienda o riferendosi a consulenti e personale esterno. Una volta creato il gruppo di lavoro, il Project Manager assegnerà mansioni e scadenze (fornendo gli strumenti per collaborare e riducendo al minimo le interferenze esterne), organizzerà riunioni e meeting, individuali e di gruppo, per monitorare l’andamento del lavoro, sempre pronto a intervenire qualora le mansioni vadano riorganizzate o i ruoli del gruppo rivisti. Allo stesso modo, gestirà poi il contatto con tutti i referenti esterni al team – fornitori, clienti, investitori e stakeholders.
Budget, stima, gestione e monitoraggio: essenziale per la riuscita di un progetto è che il Project Manager sappia valutare con precisione l’entità dell’investimento necessario, mantenendosi all’interno del budget. Occorre dunque da subito calcolare con attenzione i costi degli strumenti necessari per la realizzazione del progetto, quali macchinari, impianti, software, materie prime, logistica, personale, pubblicità. Una volta ricevute le risorse finanziarie, il Project Manager deve controllare costantemente che l’utilizzo del budget sia in linea o al di sotto delle previsioni, pronto a modificare eventualmente il progetto stesso per rientrare nei confini dell’investimento previsto.
Gestione dei tempi: importanti quanto i costi, i tempi per la realizzazione di un progetto vanno stimati e gestiti con la massima cura. Le varie fasi vanno articolate in periodi scadenzati, con doverosa pianificazione su calendario, che sarà sempre monitorata passo dopo passo, affinché il risultato sia raggiunto entro la deadline prevista.
Crisis Management, gestione di problemi (issues) e rischi: il Project Manager, nello specifico, deve affrontare e risolvere nel minor tempo possibile i problemi che accadono, grazie ad un esame approfondito della situazione e all’individuazione di soluzioni concrete. Al contempo, è chiamato a fare una costante attività di analisi dei rischi, dei potenziali problemi che potrebbero presentarsi, studiando la loro eventuale natura e preparando da subito un piano d’azione per contrastarli qualora dovessero verificarsi.
Raccolta informazioni: per fare tutto questo, il Project Manager ha necessità di poter disporre di tutte le informazioni possibili, più utili e necessarie. Egli deve, dunque, definire i dati principali, gli indicatori rilevanti, «Indicatori Chiave di Prestazione» o KPI, Key Performance Indicator, le metriche da monitorare, così da verificare in ogni momento lo stato di avanzamento dei lavori, assicurandosi che tutto proceda come previsto e che vengano rispettati i tempi e i costi pianificati.
Creazione di report periodici: una documentazione precisa e dettagliata con cui comunicare sia al proprio team sia agli stakeholders la situazione di svolgimento del progetto. Il team, infatti, deve avere informazioni dettagliate e ricevere un feedback sul lavoro svolto e, analogamente, gli stakeholders vanno informati sull’andamento generale del progetto, per garantire loro risultati conformi (o superiori) alle aspettative di qualità e soddisfacenti dal punto di vista del ROI, del "ritorno dell’investimento".
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PROJECT ANATOMY
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